Matmine tuleb registreerida kalmistuvahi juures enne matuse toimumist. Registreerida tuleb kõik matused, sh urnimatused, mille läbiviimisel kalmistuvahi abi ei vajata. Palume registreerida ka varasematel aastatel registreerimata jäänud urnimatused.
Matja peab esitama:
- enda isikut tõendava dokumendi (isikukood, ees- ja perenimi)
- maetava surmatõendi (isikukood, ees- ja perenimi, sünni-surmaaeg, tõendi nr)
- andmed matuse (kirstu- või urnimatus) ja selle toimumise aja kohta
- teatama enda sideandmed (telefon, e-post)
Kõik andmed salvestatakse kalmisturegistris.
Hauaplatsi olemasolu korral annab nõusoleku haua kaevamiseks platsi lepinguline kasutaja või tema poolt volitatud isik. Volituse saab vormistada HAUDI-s. Hauaplatsi kasutaja surma korral on hauaplatsi kasutamiseks eelisõigus tema omastel.
Hauaplatsi määramiseks tuleb matjal esitada hauaplatsi number ja/või hauaplatsile eelnevalt maetud inimese nimi.
Hauaplatsi mitte omavatele klientidele antakse hauaplats kasutusse taotluse alusel ja sõlmitakse hauaplatsi kasutusleping. Lepinguid sõlmib kalmistuvaht. Taotlust saab HAUDI-sse sisse logides esitada elektroonselt.
Juhtudel, kui surnu säilmeid pole kavas maamulda sängitada, kuid lahkunule paigaldatakse hauaplatsile tema nimega hauatähis, annab HAUDI andmebaas võimaluse registreerida toiming sümboolse matusena. Matuse ajana anda üles mälestuskivi paigaldamise kuupäev.